Konfiguration

Antwort: Um Unischulfächer mit anderen Schulfächern zu verknüpfen, müssen Sie diese instanzübergreifend löschen und anschließend neu anlegen. Es ist systemseitig sichergestellt, dass beim Löschen die Daten in der bisherigen Instanz korrekt erhalten bleiben. Sie sollten ab diesem Zeitpunkt allerdings davon absehen, die Daten in diese Instanz neu zu übernehmen. Um sicherzustellen, dass hier kein Fehler passiert, empfehlen wir Ihnen, diese Instanz in den Status Praktikum wird durchgeführt zu setzen. Damit wird die Möglichkeit der Datenaktualisierung gesperrt (Aktionen stehen nicht mehr zur Verfügung).

Im Prozessschritt "Schul-und Seminardaten festlegen, überprüfen" haben die Seminare die Möglichkeit, die Kapazitäten der Seminare zu überprüfen und ggf. zu ändern.

Ist es unschädlich, Änderungen an diesen Eingaben auch nach dem Upload der Regionalklassen und nach Öffnung von PVP für Studierende durchzuführen?

Antwort: Solange keine Kapazitäten auf 0 gesetzt werden oder von 0 auf > 0, ist keine Auswirkung für die Studierenden sichtbar, weil sich der grundsätzliche Pool an Plätzen nicht ändert. Nur die Verteilung wird schwieriger oder leichter für den Optimierer. Einfluss auf die Regionalklassen gibt es in dem Kontext ebenfalls gar nicht.

Beachten Sie jedoch, dass grundsätzlich Kapazitäten nicht mehr verändert werden sollten, wenn bereits Studierende auf dem System arbeiten dürfen. Die Fristen in denen Seminare und Schulen dies dürfen, sind ohnehin so angelegt, dass sie sich nicht überschneiden dürfen. Falls dies doch der Fall ist, „gewinnt“ die Studierendenfrist, das heißt: sobald die Studierendenfrist geöffnet ist, wird das Ändern der Kapazitäten durch Schulen und Seminare automatisch gesperrt, selbst wenn die Frist eigentlich noch offen ist.

Nur Bezirksregierungen können (nach Bestätigen einer entsprechenden Warnmeldung) die Kapazitäten auch dann noch ändern, wenn Studierende sich bereits charakterisieren und Schulen auswählen dürfen.

Antwort: Schul-Seminar-Zuordnungen können in PVP nur instanzübergreifend geändert werden. Da bestehende Schul-Seminar-Zuordnungen aber im praktischen Betrieb immer schon in mindestens einer Instanz verwendet werden, ist dies nur auf dem Wege möglich, neue Schul-Seminar-Zuordnungen hinzuzufügen und diese als "Default" zu definieren. Diese neuen Zuordnungen werden jedoch nur in danach neu angelegte Instanzen übernommen.

Die nachträgliche Änderung von Schul-Seminar-Zuordnungen im Instanz-Kontext wurde bewusst nicht vorgesehen, um die Daten innerhalb der Instanzen revisionssicher zu halten.

Wenn eine aktuelle Schul-Seminar-Kombination tatsächlich falsch ist, ließe sich dies nur durch einen direkten Eingriff auf Datenbank-Ebene korrigieren. Der Eingriff auf Datenbank-Ebene muss durch die betroffene Universität sowie die Geschäftsstelle freigegeben werden. Sie haben alternativ die Möglichkeit, die Schule in der betroffenen Instanz durch das Herabsetzen der Kapazität auf 0 von der Berücksichtigung in der Verteilung auszunehmen. Kann auf die Plätze jedoch nicht verzichtet werden, bleibt nur der Weg über die Datenbankänderung.

Antwort: Die Schulen bekommen sämtliche sie betreffenden Merkmale angezeigt. Sie sehen einen Reiter "Merkmale", in dem die schulseitigen Merkmale der eigenen BR angezeigt werden. Hier können die Schulen sich auch charakterisieren. Als weiteren Merkmalreiter sieht die Schule noch die "Universitätsmerkmale", d. h. die Studienrichtungsmerkmale der Universitäten, die allerdings bis auf weiteres nicht eingesetzt werden (solange sehen sie hier nur einen Hinweis, dass keine Merkmale definiert wurden).

Es werden immer alle verfügbaren Merkmale angezeigt; gekennzeichnet sind die, zu denen eine Zuordnung erfolgt ist.

Antwort: Die von IT.NRW gelieferten Unterrichtsverteildaten sind in PVP nicht änderbar. Ebenfalls ist es nicht möglich, bei den Schulen Schulfächer hinzuzufügen.

Die Bezirksregierung kann jedoch unter dem Menüpunkt "Schulen verwalten" Universitätsschulfächer hinzufügen. Hierzu ist anzumerken, dass die Schaltfläche "Fach hinzufügen" im Reiter "Ausbildungskapazitäten" nur angezeigt wird, wenn (noch) nicht alle Universitätsschulfächer an der Schule angeboten werden. Andernfalls wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Antwort: Wenn Schulen nicht in die Instanz übernommen werden, kann dies zwei Gründe haben:

  1. Die Schule ist für die Instanz ausgeschlossen worden oder
  2. die Schule hat keine Kapazitäten anzubieten.

Die Weiterbildungskollegs müssten eigentlich entweder der Studienrichtung "Sekundarstufe I" oder der Studienrichtung "Sekundarstufe I und II" zugeordnet werden. In PVP sind aber alle Weiterbildungskollegs beiden Studienrichtungen zugeordnet, da es sowohl Weiterbildungskollegs mit Studienrichtung "Sekundarstufe I" als auch Weiterbildungskollegs mit Studienrichtung "Sekundarstufe I und II" oder gar beidem gibt. Über die Zuordnung des jeweiligen Seminars kann man sehen, für welche Studienrichtung/Schulformspezifik das Weiterbildungskolleg vorgesehen ist. Besteht nun bspw. die Gefahr, dass Studierenden des Lehramts HRGe Weiterbildungskollegs mit Gymnasialbezug, also der Studienrichtung "Sekundarstufe I und II", angezeigt bekommen?

Antwort: Nein, denn bei der Selektion der Schulen für die individuelle Schulliste wird aufgrund des Studiengangs des Studierenden zuerst gefiltert, welchen Seminartyp er besuchen soll. Es werden dann nur die Schulen herausgesucht, die auch mit diesem Seminartyp verknüpft wurden. Darüber hinaus wird dann noch eingeschränkt auf die Schulform, die an der Studienrichtung hinterlegt ist.

Antwort: Es gibt hierfür grundsätzlich die folgenden drei Varianten:

  1. Studierende werden per CSV-Import im System erfasst und erhalten dadurch die Berechtigung, sich zu der Instanz, in der sie importiert wurden, anzumelden. Ist ein Studierender in mehr als einer Instanz per CSV-Import hinterlegt worden, bekommt er entweder direkt bei der Anmeldung die Möglichkeit, die gewünschte Instanz zu wählen, oder er kann oben rechts, wo der Benutzername angezeigt wird, den Kontext wechseln.
  2. Studierende melden sich per DFN-AAI an und in den Anmeldedaten wird ein konkretes Semester (oder mehrere) mitgeschickt. Das Semester, in dem der Studierende in PVP hinterlegt werden soll, muss den Status "Praxissemester beginnt" haben, ansonsten wird der Nutzer in dieser Instanz nicht angelegt. Existiert der Nutzer bereits im System (weil er sich im vorangegangenen Semester bereits autorisiert hat), so wird er angemeldet und auf das vorangegangene Semester umgeleitet.
  3. Studierende melden sich per DFN-AAI an und in dem Anmeldedaten wird kein konkretes Semester mitgeschickt. In diesem Fall wird bei jeder Anmeldung geprüft, ob es ein Semester gibt, welches im Status "Praxissemester beginnt" steht, und in dem der Studierende noch nicht als Anwender hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird automatisch die Autorisierung hierfür angelegt. Gibt es kein Semester in diesem Status, in dem er nicht schon vorhanden ist, dafür aber ein anderes, in dem der Studierende bereits vorhanden ist, wird er hierfür angemeldet.

Antwort: Fächer, die in einer Instanz manuell ergänzt wurden, müssen in einer weiteren Instanz durch eine separate Aktion hinzugefügt werden. Hierfür gibt es die Schaltfläche "Universitätsschulfächer aus Vorinstanzen übernehmen" beim Synchronisieren der Instanzdaten.

Kommunikation

Antwort: Alle Nutzer, in deren Einstellungen die Option "Empfängt Nachrichten an die Organisation" aktiviert ist, empfangen Nachrichten an ihre Organisation.

Jeder Nutzer in der Rolle "Administrator" empfängt grundsätzlich und automatisch Nachrichten an die Organisation. Dies lässt sich nicht abschalten. Folglich ist für diese Nutzer die genannte Option irrelevant.

Der Verfasser einer Nachricht an eine Organisation bekommt alle Nutzer angezeigt, denen die Nachricht zugestellt wird.

Antwort: Wenn bei der Studienrichtung ein Kontakt hinterlegt wird, erhält dieser Kontakt die Benachrichtigung. Ist jedoch kein Kontakt hinterlegt, so erhalten alle PVP-Benutzer mit lokalem Admin-Status der entsprechenden Universität des Studierenden eine Mail und nur diese Benutzer.

LogIn/Authentifizierung

Antwort: Der Mix ist nicht problematisch. Auch wenn Sie die Einstellung „Studierenden automatisch anlegen“ gewählt haben, können Sie jederzeit Studierende per CSV-Import autorisieren. Wichtig ist dabei, dass auch die Studierenden, die bereits per CSV-Import angelegt wurden, die Attribute mitgegeben bekommen, die für die Autorisierung via DFN-AAI angefordert werden (hier sind ja gemäß Ablaufdiagramm mehr Attribute erforderlich als zur reinen Authentifizierung).

Grundsätzlich ist Shibboleth das führende System; die instanzbezogenen Daten, die Sie per CSV-Import anlegen, werden ggf. durch die aus Shibboleth übertragenen Daten überschrieben.

Antwort: Das Attribut schacGender wird auf Seiten von Shibboleth mit 1,2,9 ausgedrückt. Beim CSV-Import wird m/w/leer verwendet. Das Mapping erfolgt systemseitig in PVP.

Es geht um eine Schule, die nach erfolgreichem Login nur ein verknapptes Seitenmenü hat und daher ihre Kapazitäten nicht sieht. Die Schule ist in der Sicht der BR vollständig zu sehen.

Antwort: Dem Benutzer ist noch keine Rolle zugewiesen worden. Der Schul-Administrator muss dies tun.

Platzbeantragung

Obwohl die Studierenden die Anmeldung bereits finalisiert und das Anmeldeformular heruntergeladen haben, ist die Aufgabe "Anmeldung verwalten" immer noch als "nicht erledigt" markiert.

Antwort: Der Schritt gilt als abgeschlossen, sobald die Universität den Studierenden als "Teilnahme am Verfahren" eingetragen hat. Bis dahin ist die Aufgabe noch nicht erfüllt.

Eine Studierende der Univ. zu Köln hat sich in PVP mit folgenden Merkmalen charakterisiert:

  • Studiengang: M.Ed. Lehramt an Gymnasien und Gesamtschulen mit FSP
  • Studienrichtung: Gymnasium und Gesamtschule mit FSP
  • Universitätsschulfächer: Geschichte, FSP körperliche und motorische Entwicklung

Wieso wird der Studierenden die folgende Schule nicht in ihrer Schulauswahlliste angezeigt?

  • Schulnummer: 183726
  • Gesamtschule Köln-Holweide - Sekundarstufen I und II –
  • Ort: Köln
  • Als Fächer sind unter anderem Geschichte und Kunst mit einer Kapazität von jeweils 5 hinterlegt.

Antwort: Die individuelle Schulliste für Studierende zeigt alle Schulen, die eine Schulform haben, die aufgrund der Studienrichtung relevant ist. Aus diesen Schulen werden alle Schulen angezeigt, die

  • die gewählte Fächerkombination anbieten,
  • in den Fächern auch Kapazitäten haben und
  • an einem Seminar hängen, in dem zu den gewählten Fächern ebenfalls Kapazitäten vorgehalten werden.

Im konkreten Fall wird die Schule der Studierenden nicht angezeigt, weil zwar die Schule selbst Kapazitäten zu den genannten Fächern anbietet, nicht aber das der Schule zugeordnete Seminar.

Sofern die Kapazitäten am Seminar fälschlicherweise auf 0 gesetzt wurden, müssten Sie sich mit der zuständigen Bezirksregierung in Verbindung setzen.

Antwort: Ja, für einige Bereiche in NRW lassen sich Ortspunkte anhand von verschiedenen GK-Koordinaten definieren. Dank unserer Erdkrümmung haben wir in dem Koordinatensystem Überlappungen. Die erste Zahl liefert den Schlüssel für den jeweiligen Bezugsmeridian, so dass die Berechnung des tatsächlichen Punktes in beiden Fällen korrekt erfolgt.

So arbeitet auch der Optimierer. Er ermittelt aufgrund der gelieferten GK-Koordinaten die Entfernungen und verwendet diese als Grundlage für die Gewichtung mittels derer dann optimiert wird.

Antwort: Wenn die Fristen für Studierende und die Fristen für Schulen sich überschneiden, dann "gewinnt" die Frist der Studierenden. Um die Schulen selbst wieder im System aktiv werden zu lassen, müssten Sie die Frist für die Studierenden wieder schließen.

Die Bezirksregierungen dürfen auch Schulkapazitäten unabhängig von Fristen ändern. Vielleicht wäre dies ein gangbarer Weg?

Verteilung

Ist es möglich, Studierende bei der ersten vorläufigen Zuweisung zunächst vom Verteilverfahren auszuschließen, dann die vorläufige Verteilung durchzuführen, die Schulen über die vorläufige Zuweisung aller anderen Studierenden zu informieren und dann im Nachgang die ausgeschlossenen Studierenden händisch zu platzieren?

Müssen wir dann die nachträglich zugewiesenen Schulen händisch per Nachricht informieren?

Antwort: Studierende, die den Status „Keine Teilnahme am Verfahren“ haben, werden nicht an den Optimierer übergeben. Das heißt, hierüber können Sie einzelne Studierende von der Verteilung durch den Optimierer ausschließen und zu jedem anderen beliebigen Zeitpunkt manuell zuweisen.

Bitte beachten Sie, dass eine manuelle Zuweisung nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie kann durch eine Zuweisung an eine andere Schule geändert werden, aber es kann (anders als bei den automatischen Zuweisungen durch den Optimierer, die durch Löschen der Verteilrunde auch wieder entfernt werden) nach einmaliger manueller Zuweisung für den Studierenden nicht wieder der Zustand erreicht werden, wo er keiner Schule zugeordnet ist.

Es erfolgt in keinem Fall (weder bei Freigabe für Schulen, noch bei nachträglicher Änderung oder Ergänzung von Zuweisungen) eine automatische Benachrichtigung an die Schulen. Schulen und Seminare, die sich am System anmelden, erhalten auf der Startseite eine Übersicht, ob sich seit ihrer letzten Anmeldung Änderungen an Zuweisungen ergeben haben. Diese Info aber eben nur bei Anmeldung, nicht per Nachricht.

Antwort: Die Universität hat immer die Möglichkeit, unabhängig von den Statuswerten, die die Schule setzt (Zuweisung angenommen / abgelehnt), die Studierenden an genau der Schule trotzdem final zuzuweisen. Alternativ kann jede Zuweisung geändert werden, indem eine andere Schule zugewiesen wird. Durch Neuzuweisung derselben Schule wird der Status wieder zurückgesetzt auf „Vorläufig zugewiesen“. Dies könnte verwendet werden, wenn bspw. eine Schule aus Versehen abgelehnt hat und eigentlich die Zuweisung annehmen wollte.

Antwort: Wenn eine Schule die Zuweisung weder akzeptiert noch ablehnt, kann die Universität in Einzel- oder Mehrfachaktionen die Zuweisung finalisieren. Der Status der finalen Zuweisung kann von jedem anderen Zuweisungsstatus erreicht werden. Umgekehrt formuliert: Die Statuswerte, die die Schule setzt, sind keine zwingende Bedingung für den weiteren Zuweisungsprozess.

Antwort: Die Variable /praktikumsbeginn ist vom System festgelegt und kann durch den Nutzer nicht geändert werden. Diese Variable verweist immer auf das datenbankseitige Startdatum eines Praxissemesters (1.Februar oder 1.September). Um das Pflegen des Startdatums für die Seminare zu ermöglichen, existiert die Variable /seminarstart. Diese Variable gibt das relevante Startdatum für die Studierenden aus und kann von den Seminaren festgelegt werden. Universitäten können den Wert dieser Variable in der Detailansicht der Seminare in dem Reiter „Startdatum am Seminar“ ansehen.

Antwort: In der Anzeige der Studierenden ist immer genau ein Praxissemester im Filter vorbelegt. Bis zum 1. September eines Jahres ist dies der Filter für das Sommersemester. Die Schulen/Seminare, die die Studierenden fürs Wintersemester nicht finden, sollen den Filter öffnen und dort das entsprechende Praxissemester „Sept 20xx“ auswählen.

Weitere Infos über #UniWuppertal: